やるべきことは沢山ある!秘書に求められる業務とスキル

スケジュール管理や連絡・交渉

秘書の仕事は社長や役員をはじめ、医師や弁護士などをサポートすることです。事務作業や庶務手続きを管理し、本業が滞らないようにする役目を担います。秘書の上司は企業や団体の重要な業務を担っており、来客や出張にも追われる多忙なスケジュールです。それ故、秘書が右腕となり、スケジュール管理や外部との連絡・交渉を行うことが必要になるわけです。秘書の業務は多岐にわたり、業界ごとに求められるスキルは異なります。

電話の取次は優先度に応じて

秘書の業務で代表的なものは、先ず電話応対が挙げられます。上司にかかってくる沢山の電話を取り次いだり、要件を適切にまとめるスキルが求められます。要件の重要度に応じて、取り次ぐ順番なども決めることになります。同じく上司あての手紙やメールなども、先ず秘書がチェックするケースが一般的です。必要なものは報告し、緊急性がないものは後回しにするのも秘書の役割です。そして何より肝心なのが、上司のスケジュール管理だと言えます。

スケジュール管理のポイント

上司のスケジュール管理では会議や会合のスケジュールを、担当部署と調整して決めていきます。必要に応じて出張の手配も行い、航空券やホテルの予約も秘書の業務となります。スケジュール管理のポイントは、無闇に予定を組まないことです。上司といえども人間ですから、適度な休息を盛り込むことも大事です。そのほか、商談や会議に同席したり、業務に必要な書類を作成したりと専門的な知識やスキルが必要になるわけです。

派遣の仕事の中でも、秘書の派遣は比較的時給が高いものが存在します。経験が豊富で語学力があれば、スキルにみあった時給で、日系企業のみならず外資系企業への派遣の道も開けます。